Door je klantenservice goed voor te bereiden op de vakantieperiode kan je onderbezetting voorkomen, op tijd eventuele alternatieven regelen en duidelijk tegen klanten communiceren wat er te verwachten valt. Begin dus op tijd met een plan te maken om vervelende situaties te voorkomen en prettig de vakantie te starten. Loop onderstaande stappen door en laat jouw klanten weten waar zij aan toe zijn.

1. Weet wanneer je medewerkers op vakantie gaan

Laat klantenservicemedewerkers ruim voor de vakantieperiode hun beschikbaarheid en vrije dagen doorgeven. Dit zorgt ervoor dat je op tijd de roosters op orde hebt en niet voor verrassingen komt te staan. Je hebt dan tijdig een realistische forecast en genoeg tijd voor eventuele vervanging. 

2. Vervanging niet gelukt? Communiceer dit duidelijk

Is het vervangen van medewerkers niet gelukt en heb je daardoor last van onderbezetting? Communiceer dit dan duidelijk naar de klant en maak de verwachtingen kenbaar. Dit voorkomt irritatie en frustratie. Kondig op tijd en duidelijk aan wanneer je de bereikbaarheid van je klantenservice aanpast. Laat weten dat de wachttijden langer kunnen zijn dan normaal en leg uit hoe dit komt. Verwijs naar chat, social media of e-mail wanneer het telefonisch te druk wordt. Vertel hier eventueel bij hoelang het duurt voordat er gereageerd wordt.  

3. Tijdelijk personeel inhuren via een externe partij

Is het onmogelijk voor je om de tijdelijk onderbezetting zelf op te lossen? En is het geen optie om je klantenservice op een lager pitje te zetten? Tijdelijk personeel inhuren via een externe partij kan de oplossing zijn die je nodig hebt. Er zijn tegenwoordig verschillende mogelijkheden, die precies aansluiten op wat jouw organisatie nodig heeft. 

4. Houd overzicht vanaf de rand van het zwembad

Je medewerkers gaan op vakantie en jij waarschijnlijk ook. Hoe goed je alles ook hebt geregeld, het kan soms rust geven om zo nu en dan op afstand overzicht te houden. Met een online dashboard houd je eenvoudig overzicht vanuit je strandstoel. In vijf minuten ben je helemaal bij als het gaat om inkomende telefoontjes, aanvragen en de afhandeling hiervan. Je kunt dit bij ons doen via onze online tool MyCare.  

Met ContactCare rustig de zomer in

Het tijdig managen van de bezetting van je klantenservice is iets wat je als organisatie zelf moet doen. Maar wat wij met ContactCare wel kunnen regelen is een professionele zomervervanging van je klantenservice. Onze klantenservice professionals staan jouw klanten te woord zodat zij ook tijdens de vakantie goed geholpen worden. Daarnaast bieden wij met ons online platform MyCare de mogelijkheid om waar je ook bent, vanaf je telefoon, snel en duidelijk inzicht te krijgen in de status van jouw klantenservice. Wat je hier kunt vinden: 

  • Uitgebreide rapportages rondom het afgehandelde klantcontact 
  • De mogelijkheid om gesprekken terug te luisteren en medewerkers feedback geven 
  • Realtime kostenoverzicht

Een rustige zomervakantie met een optimaal werkende klantenservice is zeker mogelijk. Het geheim is wel: een goede voorbereiding. 

 Prettige vakantie!