Voor organisaties die zich willen blijven onderscheiden van concurrenten is klantcontact een belangrijk onderdeel van het bedrijf. Klanten verwachten een goede bereikbaarheid van bedrijven en willen daarbij natuurlijk ook goed geholpen worden. Daarnaast vinden veel klanten steeds vaker de weg naar klantenservice via chat, e-mail, social media of WhatsApp.
Hoe zorg je er nu voor dat jouw klantcontact zo optimaal mogelijk is ingericht? Hoe kan je overzicht houden en voorkomen dat klanten lang moeten wachten? Omgaan met klantenservice is zo’n hoofdpijn geworden voor zowel de klant als het bedrijf, dat er organisaties zijn die deze taak graag overnemen. Dit bespaart jou tijd en geld. We geven je graag vijf redenen om een extern bureau in te huren voor jouw klantenservice.
1. Bij een extern bureau werken getrainde klantenservice professionals
Een klantcontactcenter werkt met gemotiveerd en getraind personeel. Dit begint al bij de werving en selectie waar aandacht wordt besteed aan het aannemen van het beste personeel. Vaak doorlopen zij daarna een uitgebreid trainingsprogramma waarbij ze leren om met jouw klanten te praten. Gesprekstechnieken, weerstandsgesprekken en persoonlijkheidsprofielen komen uitgebreid aan bod. Het zijn professionals die weten wat ze doen. Echte mensen die de behoeftes van jouw klanten analyseren en persoonlijke service bieden. Zo zorgen zij voor tevreden klanten die als ambassadeurs anderen vertellen over de goede service van jouw organisatie.
2. De professionals worden getraind om klanten te woord te staan zoals jij dat wenst
Wat is de tone of voice van jouw organisatie? Hoe neem je te telefoon op? Spreek je klanten met je of u aan? Elke organisatie is opgebouwd uit een unieke mix van kenmerken die bepaalt hoe je communiceert met jouw klanten. Denk aan je doelgroep, je producten of diensten, je doelstellingen maar ook karakteristieke en culturele aspecten. Deze aspecten bepalen samen de tone of voice van jouw bedrijf. Professionele klantenservice medewerkers zijn hierin getraind zodat ze jouw klanten altijd te woord kunnen staan zoals dat past bij de organisatie. Zo weten jouw klanten zeker dat ze iemand van jouw bedrijf aan de telefoon hebben.
3. Hogere klanttevredenheid door goede bereikbaarheid
Een goede klantenservice garandeert dat elk binnenkomend telefoongesprek, e-mail of chatbericht beantwoord wordt met de hoogste zorg en professionaliteit. Een belangrijk onderdeel hiervan is de bereikbaarheid van jouw klantenservice. Hoe lang moeten jouw klanten wachten voordat ze te woord worden gestaan of een e-mail terugkrijgen? Op welke momenten en kanalen kunnen ze jou bereiken en past dat ook bij de voorkeuren van jouw klanten? Een goede bereikbaarheid houdt klanten tevreden. Denk bijvoorbeeld aan het langer openhouden van jouw klantenservice. Als jouw bedrijf voor langere tijd op een dag bereikbaar is zorg je voor een grotere spreiding van contactmomenten. Dat betekent dat er minder piekmomenten zijn en er dus een minder lange wachttijd voor jouw klanten is. Het betekent ook dat klanten contact kunnen opnemen op momenten dat het hen het beste uitkomt, bijvoorbeeld ’s ochtends vroeg voor het werk of juist ’s avonds laat als de kinderen op bed liggen. En heb je al gedacht aan de verschillende kanalen waarop jouw klant contact kan opnemen? Bij een extern bureau is het op al deze punten goed geregeld zodat jouw klanten tevreden blijven.
4. De beste software
Een extern bureau beschikt vaak over de beste software om jouw klanten mee te woord te staan. Deze technologieën zijn gericht op het meetbaar verbeteren van klantinteractie. Vaak is het een software die geïntegreerd kan worden in alle gebruikelijke klantcontactkanalen waardoor alle inkomende lijnen goed georganiseerd worden. Wil je vervolgens bepaalde rapportages zien van jouw klantenservice? Ook dit is mogelijk.
5. De professionals passen zich ook aan, aan jouw software
Maak je gebruik van boekingssystemen of heb je een webshop met eigen software? Dit is geen probleem voor klantcontactprofessionals. De medewerkers worden getraind op de meest gangbare systemen zoals Magento of Zendesk, maar ook op andere systemen. Voordat een medewerker begint met werken wordt hij of zij dus eerst uitvoerig getraind, zoals bij ons aan de ContactCare Academy. Zo lopen ze eerst door alle benodigde systemen heen.
Geef jouw klantenservice een boost en zorg voor tevreden klanten
Klantenservice uitbesteden kan jouw organisatie veel tijd en geld opleveren. Je verbetert de bereikbaarheid en geeft klanten daardoor een positief gevoel bij jouw bedrijf: er wordt naar ze geluisterd. Het helpt jouw organisatie een serviceniveau te bereiken dat de verwachtingen van jouw klanten overtreft! Zo kan een extern bureau jou helpen loyale klanten te krijgen die steeds weer bij jou terugkomen.
Wil je meer weten over het uitbesteden van klantcontact? Download hier onze brochure of neem gelijk contact met ons op. We denken graag met je mee.
