Slecht nieuws gesprekken

wo,mrt 2021

Een slechtnieuwsgesprek is nooit leuk, of je nou de zender of ontvanger bent. Hoe goed je ook als zender bent, het blijft lastig om zo’n gesprek te voeren. Er zijn wel trucs om dit gesprek soepeler te laten verlopen. We delen graag tips hoe je zo’n gesprek het beste kan aanpakken. 

Slechtnieuwsgesprekken zijn nooit leuk! Het contract van een personeelslid wordt niet verlengt, de bonus waar iemand zo op gehoopt heeft wordt niet uitgekeerd of opgestelde competenties zijn niet behaald. Hoe goed je ook als spreker bent, het blijft altijd lastig om een slechtnieuwsgesprek te voeren. Het hoort er nou eenmaal bij. We delen graag hoe je dit het beste aan kunt pakken en delen persoonlijke ervaringen van onze teamleider Wesley.  

De manier waarop een dergelijk gesprek aangevlogen wordt maakt een groot verschil voor zowel de ontvanger als de zender. Het klinkt als een open deur maar “Een goede voorbereiding is altijd het halve werk”. Dit geldt ook voor het voeren van een slechtnieuwsgesprek.  

Voor het gesprek denk je goed na over de inhoud, op welke manier je het overbrengt en wat daarin beste woordkeuze is. Draai er in een dergelijk gesprek nooit omheen. Je kunt maar beter met de deur in huis vallen. Duidelijkheid geeft rust voor zowel zender als ontvanger. De kans is groot dat de ontvanger erna even stoom moet afblazen, het is een menselijke reactie om dit moment van emotie te willen blussen. Geef iemand de tijd, ruimte en rust om boos of verdrietig te zijn. Als de ontvanger gekalmeerd is toon je medeleven. Vervolg het gesprek over het nieuws en wees duidelijk waarom een keus gemaakt is. In alle emoties kan het immers voorkomen dat de informatie iemand gepasseerd is. De laatste stap is om vervolgacties te bepreken.  

Let op: Even tussendoor slecht nieuws brengen is voor zowel de zender als de luisteraar niet pretttig. Neem daarom altijd de tijd voor een slechtnieuwsgesprek. Zo geef je ook de ander de ruimte om vragen te stellen, met elkaar in gesprek te gaan en reflectie te geven. 

Een positieve vibe

Het klinkt wat raar. Een slechtnieuwsgesprek met een positieve vibe afsluiten. Maar het is zeker niet onmogelijk. Probeer aan het einde altijd iets positief mee te geven. Er zijn immers altijd wat positieve puten te benoemen. Geef iemand tips voor vervolgstappen of geef aan dat je graag een referentie voor de persoon in kwestie schrijft. 

Online

Momenteel werken we in Nederland voornamelijk vanuit huis. Het is dus onvermijdelijk om een slecht nieuwsgesprek ook via een videocall te moeten voeren. Niet ideaal natuurlijk, want tijdens een fysiek gesprek zegt lichaamstaal een hoop en draagt dit bij aan de communicatie. Daarnaast zijn er handige trucs om iemand op zijn of haar gemak te stellen tijdens een gesprek. Een voorbeeld is het spiegelen van lichaamstaal. Als iemand erg gesloten is in een gesprek is deze houding te spiegelen en steeds meer “open” te maken. Je gesprekpartner zal op deze manier hetzelfde bij jou doen en een meer open houding aannemen. Hierdoor is de kans groot dat ook de verbale communicatie een stuk soepeler zal verlopen. Het spiegelen van de ander in non-verbale communicatie wordt ook wel isopraxie genoemd.  

Achter de webcam is het bijna onmogelijk om elkaars houding te zien, laat staan te spiegelen.  Bereid gesprekken dus extra goed voor en wees verstandig met woordkeuzes. Een bijkomend voordeel is dat jouw voorbereidend werk makkelijker als spiekbriefje gebruikt kan worden. Het kan jou helpen het gesprek gestructureerd te doorlopen.  

“Neem de tijd voor een slechtnieuwsgesprek.” 

 Wesley, Teamleider bij ContactCare

Gratis download

Feedback model - OEPS

Dit krachtige model helpt je om gemakkelijk een constructief en effectief gesprek te starten.

oeps poster

Whitepaper: Insourcen, outsourcen of "the best of both worlds"?

Laatste nieuws

Mis geen enkele update

Volg ons op LinkedIn