Dit is wat we noemen overflow, een veelvoorkomend probleem dat directe impact heeft op klanttevredenheid, teamdruk en servicekwaliteit. In dit artikel leggen we uit wat overflow precies is, hoe je het voorkomt én hoe een gespecialiseerde partner zoals ContactCare kan helpen om tijdelijk of structureel bij te springen.
Wat is overflow?
Overflow ontstaat wanneer het aantal binnenkomende klantvragen (via telefoon, mail of chat) groter is dan de beschikbare capaciteit van jouw team. Denk aan piekperiodes rond feestdagen, een productlancering, een storing of juist een onverwacht mediabericht.
Het gevolg?
– Lange wachttijden
– Onbereikbaarheid
– Gefrustreerde klanten
– En medewerkers die overbelast raken
De oplossing: overflow opvangen via een externe partner
Om je bereikbaarheid te waarborgen, kiezen steeds meer organisaties voor een overflowregeling met een gespecialiseerde klantenservicepartner. Bij ContactCare zorgen we dat klantvragen automatisch worden doorgeschakeld wanneer jouw eigen team vol zit.
Zo blijven klanten geholpen, blijft je reputatie intact en krijgt je team de ruimte om adem te halen.
Wat levert overflow je op?
✅ Kortere wachttijden: geen lange rijen meer aan de telefoon of in de inbox
✅ Hogere klanttevredenheid: klanten krijgen snel antwoord – ook tijdens pieken
✅ Ontlast je eigen team: minder druk en stress op de werkvloer
✅ Flexibele opschaling: tijdelijk of structureel, afhankelijk van jouw situatie
✅ Professionele afhandeling: wij zorgen voor klantexperts met kennis van jouw tone of voice
Wanneer is overflow slim om in te zetten?
Overflow is geschikt voor elke organisatie met klantcontact – groot of klein – en is vooral waardevol in deze situaties:
Seizoensgebonden pieken of campagnes
Plotselinge stijging in contactvolume
Ziekte of uitval in het team
Lange wervingstrajecten voor extra personeel
Ambitie om 24/7 bereikbaar te zijn zonder vaste nachtbezetting
Waarom kiezen voor ContactCare?
Bij ContactCare geloven we in bereikbaarheid zónder concessies. Onze overflow-oplossing is altijd afgestemd op jouw wensen en werkwijze. Onze klantexperts worden getraind op jouw merk, systemen en tone of voice, zodat de klant geen verschil merkt tussen ‘jullie’ en ‘ons’.
“Overflow is geen zwaktebod, maar een slimme manier om servicekwaliteit te behouden op kritieke momenten.”
Madeline Roemeling - Customer success manager ContactCare
Meer weten of sparren?
Benieuwd hoe wij overflow voor jouw organisatie kunnen inrichten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek of plan direct een afspraak in.
