Voor veel organisaties is de zomer een uitdagende periode. Misschien heb je te maken met een seizoenspiek? Dé periode waarin alles moet kloppen. Want je wil maximale resultaten behalen, maar ook je klanten blijven voorzien van de service die ze gewend zijn. Tegelijkertijd gaan er in de zomer vaak veel vaste krachten met vakantie, waardoor de bezetting wat lager is. Een consistente servicekwaliteit leveren wordt lastiger, terwijl het juist zo cruciaal is voor je klanttevredenheid, loyaliteit en imago. 

Hoe houd je jouw klantenservice op topniveau tijdens piekperiodes of bij een krappe bezetting? De oplossing vind je in flexibiliteit. Wanneer de zomer een uitdagende periode is qua bezetting, dan kan versterking of (gedeeltelijke) uitbesteding van klantcontact een slimme oplossing zijn. Daarmee voorkom je dat kwaliteit of bereikbaarheid in het gedrang komen, terwijl je grip houdt op kosten. 

In dit artikel lees je meer over deze mogelijkheden van externe hulp, zodat je deze zomer zelf de regie hebt over je bereikbaarheid, klanttevredenheid en rust op de werkvloer. Ontdek hoe je slimme keuzes maakt voor een zorgeloze zomer, voor zowel je team als je klanten.

Zomerstress binnen je klantenservice?

Brengen de zomermaanden voor jouw organisatie elk jaar weer uitdagingen met zich mee? Bereid je dan goed voor. Want klanten blijven snelle, vriendelijke service verwachten, maar voor je het weet is het resultaat: overbelasting, wachttijden en frustraties. Dat wil je natuurlijk voorkomen.

Gelukkig zijn er goede oplossingen, zoals je team tijdelijk uitbreiden of het uitbesteden van klantcontact. Wie nu vooruit kijkt, kan de juiste oplossing kiezen. Wat past bij jouw organisatie?

Insourcing: tijdelijke versterking van je eigen team

Heb je tijdelijk extra mensen nodig, maar wil je geen vaste krachten aannemen omdat er ook weer rustige perioden volgen? Dan is insourcing een slimme zet. Je creëert een flexibele schil met medewerkers die inzetbaar zijn bij volumepieken of onderbezetting. Je schaalt eenvoudig op en af bij wisselende behoeftes. En je draagt geen werkgeversrisico. 

Deze medewerkers zijn direct inzetbaar, goed getraind en snel ingewerkt. Ze draaien volwaardig mee in je team en leveren als ervaren professionals vanaf dag één de gewenste output. Op deze manier houd je controle over kwaliteit en klanttevredenheid. 

Outsourcing: een ervaren partner die werk overneemt

Om je team te ontlasten of capaciteitstekorten op te vangen in de zomer, kun je ook je klantcontact (gedeeltelijk) uitbesteden. Oftewel outsourcing. Een ervaren extern contactcenter neemt dan het werk tijdelijk van je over. Deze klantenservicemedewerkers worden specifiek getraind in jouw organisatie, product of dienst en zijn al vaardig in gesprekstechnieken en telefoonetiquette. Het zijn experts in klantcontact die ervoor zorgen dat jouw klanten zich gewaardeerd en begrepen voelen. 

Deze oplossing is zeer schaalbaar, waardoor je gemakkelijk en snel meebeweegt bij een veranderende drukte. Je capaciteitsprobleem tijdens piekbelasting is hier goed mee op te lossen. Maar ook kan je meteen de kwaliteit van je klantenservice een boost geven. En zelfs kosten besparen, door bijvoorbeeld schaalvoordelen, lagere loonkosten of minder overcapaciteit.

Wanneer kies je voor insourcing en wanneer voor outsourcing?

De keuze tussen insourcing en outsourcing hangt af van je behoefte aan regie, snelheid en flexibiliteit. Wil je zelf de controle hebben, werkprocessen intern houden en tijdelijke krachten snel kunnen inwerken? Dan is insourcing vaak de beste optie. Je versterkt je eigen team met extra capaciteit: tijdelijke medewerkers met ervaring in klantcontact.

Is de druk structureler of ontbreekt intern de capaciteit om extra mensen goed in te werken en aan te sturen? Dan is outsourcing vaak effectiever. Je geeft (een deel van) je klantcontact uit handen aan een gespecialiseerde partner, die snel kan opschalen en stuurt op kwaliteit. Ideaal bij piekperiodes, langdurige krapte of wanneer je wil profiteren van schaalvoordelen. Continuïteit en kwaliteit blijven zo altijd gewaarborgd. 

Kiezen voor de juiste vorm op het juiste moment levert je organisatie precies wat nodig is: wendbaarheid bij piekdrukte, rust voor je kernteam en controle over de klantbeleving.

Wat kun je nú al doen voor een soepele zomerperiode? 4 tips!

Een zomerperiode vraagt niet alleen om voldoende capaciteit, maar ook om slimme keuzes. Benieuwd wat je nu meteen al kan doen om je klantenservice goed voor te bereiden op de zomerperiode?

/ Zorg voor een heldere FAQ om zoveel mogelijk vragen af te vangen

Beantwoord veelgestelde vragen op je website via een FAQ. Bijvoorbeeld praktische vragen over openingstijden, levertijden, verzendkosten en retourvoorwaarden. Op deze manier zijn klantvragen snel en efficiënt af te vangen, nog vóór ze je klantenservice bereiken. Je voorkomt dus onnodig contact en verlaagt zo de druk op je team.

/ Communiceer altijd open, eerlijk en transparant

Wees altijd duidelijk over levertijden, bereikbaarheid, procedures en voorwaarden. Gaat het allemaal wat langer duren deze periode? Communiceer dit dan duidelijk en vraag om begrip. Kondig ook op tijd en helder aan wanneer je de bereikbaarheid van je klantenservice aanpast. En communiceer de actuele reactietijden. Met verwachtingsmanagement voorkom je frustratie bij je klant én in je team.

/ Stuur op basis van data

Gebruik historische klantdata om drukte te voorspellen en je klantenservice in te richten met de juiste capaciteit en goed afgestemde processen. Analyseer niet alleen cijfers als omzet, winst en klantgroei, maar kijk ook naar het aantal klantvragen, retouren, klachten en bestelpieken. Door patronen te herkennen en eenmalige gebeurtenissen eruit te filteren, worden mogelijke knelpunten beter in te schatten. Zo zorg je voor een proactieve in plaats van een reactieve aanpak. 

/ Vraag klanten actief om feedback (= groeikans)

Juist in drukke periodes, is feedback van je klanten goud waard. Door actief te luisteren naar klantervaringen zijn serviceprestaties direct én structureel te verbeteren. Het is hierbij van belang om het klanten zo makkelijk mogelijk te maken om hun mening te geven. Zet hiervoor dan ook meerdere kanalen in, zoals e-mail, telefoon, social media of een korte enquête. 

Beter bereikbaar zijn tijdens de zomermaanden?

Wil je deze zomer geen service- of omzetverlies? Kom snel in actie! Laat ons je helpen met een oplossing op maat, vóór de piekdrukte begint. Door tijdelijk op te schalen of je klantcontact deels uit te besteden, speel je slim in op de uitdagingen van de zomerperiode. Je houdt je service op peil én blijft flexibel. Plan vandaag nog een vrijblijvend adviesgesprek.

Samen zorgen we dat jouw klanten ook tijdens de zomermaanden de service krijgen die ze verdienen!