Optimale bereikbaarheid van je klantenservice tijdens je welverdiende vakantie?

Onderbezetting voorkomen, voor alternatieven zorgen of duidelijk communiceren over wat consumenten of klanten kunnen verwachten tijdens de vakantieperiode, begint met één ding: inzicht. En dat is ook direct onze eerste tip:

1) Zorg dat je op tijd weet wie wanneer op vakantie gaat

Maak ruim van tevoren inzichtelijk wanneer je medewerkers hun vrije dagen willen opnemen. Zorg daarom dat je op tijd je rooster tooling op orde hebt. Alleen dan kun je tijdig een realistische forecast maken en eventueel voor vervanging zorgen op je klantenservice. Laat je klantenservicemedewerkers dus ruim voor de vakantieperiode hun beschikbaarheid doorgeven.

2) Als het niet lukt om voor vervanging te zorgen – communiceer dit dan duidelijk

Wanneer je de bereikbaarheid van je klantenservice aanpast, kondig dit op tijd aan. Laat duidelijk weten dat wachttijden wat langer kunnen zijn dan normaal – en leg uit hoe dit komt. Of verwijs klanten naar de chat of social media wanneer het telefonisch te druk wordt. Onderzoek heeft uitgewezen dat duidelijk communiceren naar de klant een heleboel irritatie voorkomt. Consumenten voelen zich gezien en serieus genomen.

3) Zet een externe partij in om de telefoon aan te nemen

Wanneer het onmogelijk is om de tijdelijke onderbezetting zelf op te lossen en het ook geen optie is om je klantenservice op een lager pitje te zetten, schroom dan niet om een externe partij in de hand te nemen die de telefoontjes van je klanten aanneemt tijdens de zomermaanden. Er zijn tegenwoordig verschillende mogelijkheden op maat, die precies aansluiten op wat jouw organisatie nodig heeft.

4) Houd overzicht vanaf de rand van het zwembad

Niet alleen je medewerkers gaan op vakantie. Als het goed is ga je er zelf ook een paar weken tussenuit. En hoe goed je alles ook geregeld hebt, soms kan het toch rust geven om zo nu en dan op afstand overzicht te houden. Met een online vakantie-dashboard kun je eenvoudig overzicht houden vanuit je strandstoel. In vijf minuten ben je helemaal bij als het gaat om inkomende telefoontjes, aanvragen en de afhandeling hiervan

Met ContactCare rustig de zomer in

Het tijdig managen van de bezetting van je klantenservice is iets wat je als organisatie zelf moet doen. Maar wat wij met ContactCare wel kunnen regelen is een professionele zomervervanging van je klantenservice. Ons klantenservice personeel kan voor jouw bedrijf je klanten te woord staan, zodat zij ook tijdens de vakantie van je vaste personeel snel en correct geholpen worden.

Ook bieden wij met ons online monitorplatform MyCare de mogelijkheid om, waar je ook bent, vanaf je telefoon snel en duidelijk inzicht te krijgen in het wel en wee van je klantenservice. Door vijf minuten in te loggen op deze webbased tool zie je in een oogopslag alles wat je wil weten over je klantenservice

  • Bekijk uitgebreide rapportages rondom het afgehandelde klantcontact
  • De mogelijkheid om gesprekken terug te luisteren en medewerkers feedback te geven
  • Bekijk het realtime kostenoverzicht

Een rustige zomervakantie met een optimaal werkende klantenservice is mogelijk. Het geheim is wel: een goede voorbereiding.

Wil jij meer tips over hoe je echt onbezorgd op vakantie gaat deze zomer?

Bekijk dan al onze praktische tips via de whitepaper ‘Hoe creëer je optimale bereikbaarheid?’ hieronder.

Download de tips!

.
.
Meer bruikbare tips, artikelen en whitepapers omtrent klantcontact?
Kies hier hoe jij door ons op de hoogte gehouden wilt worden: